Procurement Officer (Coordinator, Contract Services) / Agent d’approvisionnement (Coordonnateur, Services des marchés)

Defence Construction Canada

Posted Nov 20, 2020 at 07:00 pm Closes Dec 4, 2020 at 07:00 pm

Job Location:
Edmonton, AB
Job Category:
Other
Job Type:
Full-Time
How To Apply:
Mail, E-mail or AMIK.ca

“DCC fosters fair, open and transparent procurement and, in the spring of 2020, won the U.S. National Procurement Institute’s Achievement of Excellence in Procurement Award for the seventh straight year. The British Columbia Construction Association recognized DCC as one of seven Best of Public Procurement owners in 2017 for fairness, openness and dedication to transparency in public procurement.

 DCC’s procurement team awards an average of 2,000 contracts per year, with a total value of approximately $900 million.

 As a Procurement Officer (Coordinator, Contract Services) at the Edmonton site, you will be part of DCC’s award-winning team, providing excellence in procurement. The site awards an average of 80 contracts per year. As a member of the Contract Services team, you will have the authority and be empowered to bring forward new and innovative ideas, while working independently on procurements valued at over $15, 000,000 per year. You will participate in and promote procurement planning for complex, dynamic, high-risk and intellectually challenging multi-phased projects, liaising nationally with other DCC professionals across Canada.”

The Procurement Officer (Coordinator, Contract Services), arranges and prepares standard contracts for the Client-Partners (e.g. construction, professional services). The incumbent determines Client-Partner needs, provides advice on appropriate procurement approaches, reviews Client-Partner documentation, and arranges for the preparation and submission of documents to the responsible contract authority. The incumbent also makes recommendations to the contract authority about initiating procurement, process decisions and contract awards, and manages the Client-Partner relationship.

KEY AND PERIODIC ACTIVITIES

The duties and responsibilities listed below are representative but not all-inclusive:

Primary

  • Provide advice to Client-Partners on all aspects of procurement
  • Review Client-Partner information (e.g. specifications, financial details, security) and assemble for submission to the contract authority
  • Prepare procurement documents
  • Review tender submissions for compliance and facilitate proposal evaluations
  • Make recommendations to the contract authority for approval (e.g. procurement initiation, process decisions, contract awards)
  • Negotiate contracts with proponents
  • Respond to inquiries from bidders
  • Communicate with Client-Partners and industry, including debriefing unsuccessful bidders
  • Prepare Notices of Proposed Procurement
  • Develop and maintain effective relationships within DCC, and with industry, the Client-Partners and/or stakeholders
  • Ensure quality standards are met, in line with corporate and Client-Partner expectations

Other

  • Review and approve initiation and award of contracts, within delegated signing authority
  • Participate, promote and sometimes lead procurement planning with Client-Partners
  • Manage risk
  • Other duties as assigned

SKILLS

General and Specific Knowledge

  • Best practices, methods, trends and legislation in procurement
  • DCC and Client-Partner procurement processes and procedures
  • Government policies and trade agreements
  • Project and risk management principles

Formal Education and/or Certification(s) and Experience

  • Minimum: college diploma in architecture, engineering technology or related field with four years’ relevant experience, or the equivalent

Abilities

  • Use applicable computer software and operating systems
  • Apply project and risk management techniques

DEVELOPMENT AND LEADERSHIP

  • Provide functional direction and advice to employees and to Client-Partners

WORKING CONDITIONS

  • Typical office environment with occasional travel
  • Some work may be located on construction sites; incumbent may occasionally be required to wear basic safety equipment

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CDC favorise un processus d’approvisionnement équitable, ouvert et transparent. Au printemps 2020, elle a reçu le prix Achievement of Excellence in Procurement du National Procurement Institute des États-Unis pour le septième année consécutive. La British Columbia Construction Association a inclus CDC au nombre des sept étoiles des marchés publics de 2017 pour ses principes d’équité, d’ouverture et de dévouement à la transparence dans les marchés publics.  L’équipe d’approvisionnement de CDC conclut en moyenne 2 000 marchés par année dont la valeur totale est d’environ 900 millions dollars.

En tant que Agent d’approvisionnement (Coordonnateur, Services des marchés) sur le site d'Edmonton, vous ferez partie intégrante de l’équipe lauréate de CDC, dont le mandat est d’atteindre l’excellence dans ses pratiques d’approvisionnement. Le site attribue en moyenne 80 contrats par année. En tant que membre de l’équipe Services des marchés, vous aurez le pouvoir et les capacités de proposer des idées nouvelles et novatrices, tout en travaillant de façon indépendante sur des approvisionnements estimés à plus de $15,000,000 par année. Vous participerez à la planification de l’approvisionnement pour des projets à phases multiples complexes, dynamiques, à risques élevés et stimulants sur le plan intellectuel et vous en assurerez la promotion, tout en créant des liens avec les autres bureaux de CDC à l’échelle du Canada .

Le Agent d'approvisionnement (coordonnateur, Services des marchés), prépare des marchés standards pour les clients-partenaires (p. ex., des marchés de construction ou de services professionnels). Il doit établir les besoins des clients-partenaires, conseiller ces derniers au sujet de la stratégie d’acquisition de biens et de services qu’il convient d’utiliser, examiner la documentation des clients-partenaires et s’occuper de la préparation et de la présentation des documents à l’intention de l’autorité contractante responsable. De plus, il fait des recommandations à l’autorité contractante en ce qui concerne l’acquisition de biens et de services, les décisions relatives aux processus et l’attribution de marchés, et il gère les relations avec les clients-partenaires.

ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES

Voici une liste représentative, mais non exhaustive des tâches et des responsabilités liées au poste :

Tâches principals

  • Conseiller les clients-partenaires relativement à tous les aspects du processus d’acquisition de biens et de services.
  • Examiner les renseignements des clients-partenaires (devis, détails à caractère financier, sécurité) et les rassembler pour les présenter à l’autorité contractante.
  • Préparer les documents portant sur l’acquisition de biens et de services.
  • Examiner les soumissions afin d’en assurer la conformité et de faciliter l’évaluation des propositions.
  • Formuler des recommandations à l’autorité contractante aux fins d’approbation (lancement du processus d’acquisition de biens et de services, décisions relatives aux processus, attribution de marchés).
  • Négocier les marchés avec les soumissionnaires.
  • Répondre aux demandes de renseignements des soumissionnaires.
  • Communiquer avec les clients-partenaires et l’industrie, ce qui comprend informer les soumissionnaires non retenus.
  • Remplir les Avis de projet de marché.
  • Établir et entretenir des relations efficaces au sein de la Société ainsi qu’avec l’industrie, les clients-partenaires et les intervenants.
  • Veiller au respect des normes de qualité, conformément aux attentes de la Société et des clients-partenaires.

Autres tâches

  • Examiner et approuver le lancement et l’attribution de marchés, dans les limites de la délégation de pouvoir de signature.
  • Promouvoir et parfois diriger la planification de l’acquisition de biens et de services avec les clients-partenaires et y participer.
  • Gérer les risques.
  • Effectuer d’autres tâches sur demande.

COMPÉTENCES

Connaissances générales et particulières

  • Pratiques exemplaires, méthodes, tendances et législation en matière d’acquisition de biens et de services.
  • Processus et procédures de CDC et des clients-partenaires en matière d’acquisition de biens et de services.
  • Politiques et accords commerciaux du gouvernement.
  • Principes de gestion de projet et de gestion des risques.

Études/certification(s) et expérience

  • Exigence minimale : un diplôme d’études collégiales en architecture, en technique du génie ou dans un domaine connexe, et quatre années d’expérience pertinente, ou l’équivalent.

Capacités

  • Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.
  • Mettre en application les techniques de gestion de projet et de gestion des risques.

PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP

  • Fournir des conseils et de l’orientation fonctionnels aux employés et aux clients-partenaires.

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.
  • Le titulaire du poste peut être appelé à travailler sur des chantiers de construction, auquel cas il peut, à l’occasion, être tenu de porter l’équipement de sécurité de base.

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