Administrative Assistant / Adjoint administratif

Defence Construction Canada

Posted Nov 20, 2020 at 07:00 pm Closes Dec 4, 2020 at 07:00 pm

Job Location:
Bagotville, Quebec
Job Category:
Other
Job Type:
Full-Time
How To Apply:
Mail, E-mail or AMIK.ca

The Administrative Assistant coordinates and carries out administrative activities that are, typically, of moderate complexity and scope. The incumbent provides high-quality, timely, efficient and effective services, including entering and reporting data, and carrying out document and records management. The incumbent also coordinates the preparation of human resources documentation.

KEY AND PERIODIC ACTIVITIES

The duties and responsibilities listed below are representative but not all-inclusive:

Primary

  • Provide daily administrative support
  • Enter data related to service line transactions and activities into system (e.g. budget tracking, time entry, procurement, contract administration)
  • Carry out quality control of data entry (e.g. for monthly expenses, time-entry reporting, accounts payable, progress payments)
  • Support service billing activities (e.g. prepare documentation, validate and ensure monthly follow-up for service level arrangements)
  • Carry out document and records management (electronic and hard copy filing, archiving)
  • Process accounts payable and other financial transactions (e.g. vendor payments, expense claims, journal entries)
  • Coordinate preparation of human resources documentation between the site, regional office and Head Office
  • Prepare tables and reports in support of business management activities (e.g. aging, profit and loss, monthly recoverable contracts, time entry)

Other

  • Maintain training records
  • Participate in year-end activities (e.g. prepare year-end financials, set up files and databases for new fiscal year, archive files)
  • Take and prepare minutes of monthly staff meetings
  • Prepare purchase orders (e.g. for office supplies, furniture, service contracts)
  • Perform receptionist duties and act as back-up for other administrative employees, as required
  • Other duties as assigned

SKILLS

General and Specific Knowledge

  • Administrative best practices
  • Accounting principles

Formal Education and / or Certification (s) and Experience

  •  Minimum: high school diploma with some general accounting courses and four years' relevant experience, or the equivalent
  • Preferred: college diploma or certificate in administration, business management, accounting or related field

Abilities

  • Use applicable computer software and operating systems
  • Manage multiple deadlines and priorities
  • Demonstrate attention to detail

DEVELOPMENT AND LEADERSHIP

  • Provide functional advice and guidance to employees
  • Occasionally coordinate the work of administration staff within the business unit

WORKING CONDITIONS

  • Typical office environment with occasional travel
  • Some work may be located on construction sites; incumbent may occasional be required to wear basic safety equipment

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L’adjoint administratif coordonne et exécute des activités administratives dont la complexité et la portée sont généralement modérées. Le titulaire du poste offre des services efficaces, opportuns et de grande qualité, y compris la saisie de données et la production de rapports, ainsi que la gestion de documents et de dossiers. Il coordonne également la préparation de la documentation sur les ressources humaines.

ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES

Voici une liste non exhaustive des tâches et des responsabilités liées au poste :

Tâches principales

  • Offrir un soutien administratif quotidien.

  • Saisir dans le système les données liées aux activités et aux opérations des secteurs de services (p. ex., suivi budgétaire, entrée du temps, approvisionnement, administration des marchés).

  • Assurer le contrôle de la qualité des données entrées (p. ex., pour les dépenses mensuelles, la production de rapports sur l’entrée du temps, les comptes créditeurs et les paiements proportionnels).

  • Appuyer les activités de facturation des services (p. ex., préparer la documentation, effectuer la validation et assurer le suivi mensuel des accords sur les niveaux de service).

  • Gérer les documents et les dossiers (classement et archivage des documents papier et électroniques).

  • Effectuer les transactions liées aux comptes créditeurs et autres (p. ex., paiements aux fournisseurs, demandes de remboursement des dépenses, écritures de journal).

  • Coordonner la préparation de la documentation sur les ressources humaines entre le site, le bureau régional et le siège social.

  • Préparer des tableaux et des rapports pour appuyer les activités de gestion opérationnelle (p. ex., classement chronologique, état des résultats, marchés à frais recouvrables mensuels, entrée du temps).

Autres

  • Tenir les dossiers de formation.

  • Participer aux activités de fin d’exercice (p. ex., préparer les états financiers de fin d’exercice, organiser les fichiers et les bases de données pour le nouvel exercice, archiver des fichiers).

  • Prendre des notes durant les réunions mensuelles et préparer les procès-verbaux de ces réunions.

  • Préparer des bons de commande (p. ex., fournitures de bureau, mobilier, marchés de services).

  • Agir en tant que réceptionniste et remplacer d’autres membres du personnel administratif, au besoin.

  • Effectuer d’autres tâches sur demande.

COMPÉTENCES

Connaissances générales et particulières

  • Pratiques exemplaires administratives.

  • Principes comptables.

Études/certification(s) et expérience

  • Exigence minimale : un diplôme d’études secondaires, quelques cours de comptabilité générale, et quatre années d’expérience pertinente, ou l’équivalent.

  • Atout : un certificat ou un diplôme collégial en administration, en gestion des affaires, en comptabilité ou dans un domaine connexe.

Capacités

  • Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.

  • Être capable de gérer des échéances et des priorités multiples.

  • Être soucieux des détails.

PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP

  • Fournir des conseils et de l’orientation fonctionnels aux employés.

  • Coordonner, à l’occasion, le travail du personnel administratif au sein de l’unité fonctionnelle.

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.

  • Le titulaire du poste peut être appelé à travailler sur des chantiers de construction, auquel cas il peut, à l’occasion, être tenu de porter l’équipement de sécurité de base.

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