Bilingual Administrative Assistant

Civil Service Commission - Human Resource Operations

Posted May 16, 2019 at 03:00 pm Closes May 30, 2019 at 03:00 pm

Job Location:
Winnipeg MB
Job Category:
Administration
Job Type:
Full-Time
How To Apply:
Mail, E-mail or AMIK.ca
Bilingual Administrative Assistant
AY3 Administrative Secretary 3
Term/full-time
Until November 22, 2019
Manitoba Education and Training
Schools' Finance Branch, Finance and Administration
Winnipeg MB
Advertisement Number: 35126
Salary(s):  AY3 $41,212.00 - $47,283.00 per year
Closing Date: May 27, 2019
The Manitoba government recognizes the importance of building an exemplary civil service that is inclusive and reflective of the population it serves. We encourage applicants to voluntarily self-declare in the cover letter, resumé or application if they are from any of the following employment equity groups: women, Indigenous people, visible minorities, and persons with disabilities.
Employment Equity is a factor in selection for this competition. Consideration will be given to Indigenous people and persons with disabilities.
An eligibility list may be created for similar positions in Winnipeg and other locations across Manitoba and may remain in effect for 12 months. This competition may be used to appoint successful candidate(s) to current and future regular, term or acting status appointments subject to staffing approval.

Introduction
The Schools' Finance Branch is responsible for the funding of public school divisions, independent schools and educational organizations in Manitoba. The branch is also responsible for policy analysis and development, ensuring financial accountability and reporting, and responding to emerging education finance issues that arise on an ongoing basis.


This is a Designated Bilingual position. The successful candidate must be able to communicate in both official languages (French and English).

Conditions of Employment:
  • Must be legally entitled to work in Canada
Qualifications:
Essential:
  • Experience performing various administrative support duties including: word processing, processing incoming and outgoing mail, receiving and distributing information, and coordinating meetings 
  • Experience performing reception duties including: answering phones, responding to inquiries and receiving couriers/visitors 
  • Experience developing and maintaining filing systems (paper and electronic)
  • Experience and proficiency with Microsoft Office programs including Word, Excel, and Outlook
  • Experience working with confidential information with tact and diplomacy
  • Experience editing and formatting documents with a high degree of accuracy and attention to detail
  • Strong organizational and time management skills with the ability to prioritize workloads and effectively manage deadlines
  • Ability to work independently under minimal supervision
  • Strong interpersonal skills with the ability to work in a team environment and develop strong working relationships with internal and external stakeholders
  • Written communication skills in English
  • Verbal communication skills in English
  • Written communication skills in French
  • Verbal communication skills in French
Duties:
The Bilingual Administrative Assistant provides secretarial and administrative services to the Director and staff of the Schools' Finance Branch. Duties include word processing, reception duties, maintaining branch mail systems, maintaining electronic and paper files, ordering office supplies, preparing daily attendance schedule, coordinating meetings, and other administrative support as required. 

A detailed position description is available upon request.
Apply Now:
Advertisement # 35126
Service Centre 3
Human Resource Services
600-155 Carlton Street
Winnipeg, MB, R3C 3H8
Phone:  204-945-8819
Fax: 204-948-3382
Please note that additional administrative or clerical positions may be recruited to through the Common Recruitment Initiative: https://www.gov.mb.ca/govjobs/info/programs.html#CRI
 
Please be advised that job competitions may be grieved and appealed. Should a selection grievance be filed, information from the competition file will be provided to the grievor's representative or the grievor, if unrepresented. Personal information irrelevant to the grievance and other information protected under legislation will be redacted.
We thank all who apply and advise that only those selected for further consideration will be contacted.
WHEN APPLYING TO THIS POSITION, PLEASE INDICATE THE ADVERTISEMENT NUMBER AND POSITION TITLE IN THE SUBJECT LINE AND/OR BODY OF YOUR EMAIL.
Your cover letter, resumé and/or application must clearly indicate how you meet the qualifications.
 
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 Adjoint administratif bilingue ou adjointe administrative bilingue
AY3 Secrétaire administratif ou administrative
À durée déterminée et à temps plein
Jusqu’au 22 novembre 2019
Éducation et Formation Manitoba
Direction du financement des écoles, Finances et administration
Winnipeg (Manitoba)
Numéro de l´annonce : 35126
Salaire(s) :  AY3 41 212,00 $ - 47 283,00 $ par année
Date de clôture : le 27 mai 2019
Le gouvernement du Manitoba reconnaît l'importance de bâtir une fonction publique exemplaire et inclusive qui est représentative de la population qu'elle sert. Nous encourageons les candidats à déclarer sur leur lettre d'accompagnement, curriculum vitæ ou demande d'emploi s'ils font partie d'un des groupes suivants : les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et les personnes handicapées.
Nous tiendrons compte de la politique d'équité en matière d'emploi durant le processus de sélection du présent concours. Nous étudierons les candidatures des Autochtones et des personnes handicapées.
Une liste d’admissibilité de 12 mois pourrait être créée pour pourvoir des postes semblables à Winnipeg et à d’autres endroits au Manitoba. Les candidats retenus dans le cadre de ce concours pourraient être nommés à des postes réguliers, à durée déterminée ou intérimaires, offerts actuellement ou à l’avenir, moyennant des autorisations de recrutement.

Introduction
La Direction du financement des écoles est responsable du financement des divisions scolaires publiques, des écoles indépendantes et des organisations scolaires au Manitoba. Elle est également responsable de créer et d’analyser des politiques, de veiller à la responsabilité financière et à la production de rapports, et de répondre aux questions de financement de l’éducation qui font régulièrement surface.


Ce poste est désigné bilingue. La personne choisie doit être capable de communiquer dans les deux langues officielles (français et anglais).

Conditions d´emploi :
  • Doit être légalement autorisé à travailler au Canada
Qualités requises :

Qualités essentielles :
  • Expérience de diverses tâches de soutien administratif, y compris le traitement de texte, le traitement du courrier d’arrivée et de départ, la réception et la distribution d’information, et la coordination de réunions
  • Expérience des tâches de réception, notamment répondre au téléphone, répondre aux demandes et recevoir les messagers et les visiteurs
  • Expérience de la mise en place et du maintien de systèmes de classement (de documents imprimés et électroniques)
  • Expérience et maîtrise des programmes de Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook
  • Expérience de travail avec des données confidentielles de manière discrète et diplomatique
  • Expérience en correction d’épreuves et en formatage avec beaucoup d’exactitude et de minutie
  • Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps et capacité à établir des priorités et à respecter des échéances
  • Capacité de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision
  • Beaucoup d’entregent, ainsi que la capacité de travailler en équipe et d’établir de solides relations de travail avec des intervenants internes et externes
  • Compétences en communication écrite en anglais
  • Compétences en communication orale en anglais
  • Compétences en communication écrite en français
  • Compétences en communication orale en français
Fonctions :
L’adjoint administratif bilingue ou l’adjointe administrative bilingue fournit des services de secrétariat et d’administration au directeur et au personnel de la Direction du financement des écoles. Ses tâches comprennent le traitement de texte, les tâches de réception, la gestion des systèmes de courrier de la Direction, le maintien des dossiers électroniques et imprimés, les commandes de fournitures de bureau, la préparation de l’horaire des présences, la coordination des réunions, ainsi que d’autres tâches de soutien administratif requises.
 
Une description de travail détaillée sera fournie sur demande.
Présentez votre demande à l´adresse suivante :
Numéro de l´annonce : 35126
Service Centre 3
Gestion des ressources humaines
600, rue Carlton, bureau 155
Winnipeg (Manitoba), R3C 3H8
Téléphone :  204-945-8819
Télécopieur : 204-948-3382
Courriel : govjobs@gov.mb.ca
Veuillez noter que des postes administratifs et de bureau additionnels pourraient être pourvus par le truchement de l'Initiative de recrutement général : https://www.gov.mb.ca/govjobs/info/programs.fr.html#CRI
 
Veuillez noter que les concours peuvent faire l'objet d'un grief et d'un appel. Si un grief lié à la sélection est déposé, les renseignements contenus dans le dossier de concours seront fournis au représentant du plaignant ou au plaignant s'il n'est pas représenté. Les renseignements personnels sans lien avec le grief et les autres renseignements protégés par des lois seront masqués.
Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature. Nous les informons que nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature sera étudiée plus en détail.
LORSQUE VOUS PRÉSENTEZ VOTRE CANDIDATURE, VEUILLEZ INDIQUER LE NUMÉRO DE L'ANNONCE ET LE TITRE DE POSTE DANS LA LIGNE DE MENTION OBJET ET LE CORPS DE VOTRE COURRIEL.
Votre lettre d'accompagnement, votre curriculum vitae et/ou votre formulaire de candidature doivent clairement démontrer comment vous répondez aux critères du poste. 

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